
El Instituto de Aseguramiento de la Calidad define a la mejora continua como «un cambio gradual e interminable que está enfocado en aumentar la efectividad y / o eficiencia de una organización para cumplir con sus políticas y objetivos”.
La mejora continua es un enfoque organizado para identificar oportunidades de mejora que pueden ayudar a una organización a cumplir sus objetivos. Una vez identificadas las oportunidades de mejora, estas se implementan, se mide el impacto de los cambios y se estandarizan estos cambios a toda la organización.
Con tiempo y dedicación, este proceso se vuelve autosostenible a medida que el éxito inspira un mayor compromiso y una cultura de mejora continua se extiende por toda la organización que toca todos los procesos. Estos esfuerzos pueden buscar una mejora «incremental» con el tiempo o una mejora «revolucionaria» de una sola vez.
Finalmente, la mejora continua no se limita a las iniciativas de calidad. Los resultados comerciales, las relaciones con los clientes, empleados y proveedores pueden estar sujetos a una mejora continua.
Enfoques de mejora continua
Para implementar un proceso de mejora continua existen muchos enfoques, como el ciclo PDCA, el análisis causa-raiz o kanban.
Ciclo PDCA
El modelo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar es el enfoque más popular para lograr una mejora continua.
También conocido como el círculo de Deming, es un ciclo sin fin que tiene como objetivo ayudar a las organizaciones a mejorar en función de los resultados obtenidos.
El ciclo PDCA tiene 4 fases que son:
1. Planificar
En la fase de planificación, se deben establecer los objetivos y procesos necesarios para entregar resultados de acuerdo con el producto esperado (el objetivo o las metas).
2. Hacer
La segunda fase es «Hacer». En términos sencillos, es ejecutar lo que se ha establecido durante el paso de planificación del proceso.
3. Verificar
Una vez realizado lo planificado, es importante verificar lo que se logró y compararlo con los resultados esperados. Se deben reunir la mayor cantidad de datos posible y considerar que se puede mejorar en el proceso para lograr mejores resultados la próxima vez.
4. Actuar
Si el análisis muestra que se han mejorado los resultados, el estándar se actualiza y se debe apuntar a un rendimiento aún mejor la próxima vez.
En caso de que no se haya podido mejorar o incluso se hayan logrado peores resultados en comparación con el pasado, el estándar permanece como estaba antes de comenzar el proyecto de mejora y se pasa al siguiente proyecto.
Análisis Causa-Raíz
El Análisis Causa-Raíz es una técnica que permite lograr la mejora continua al mostrar las causas raíz de los problemas en un proceso.
Es una práctica iterativa que profundiza en un problema analizando qué lo causó hasta llegar a la raíz de lo que está causando el efecto negativo. Se puede considerar raíz solo si el efecto negativo final se previene definitivamente después de eliminar la causa.
Para aplicar el Análisis Causa-Raíz para la mejora continua, se debe realizar un análisis exhaustivo del problema. A menudo, los problemas pueden resultar mucho más complejos de lo esperado y el análisis requeriría algunas iteraciones antes de evitar que el efecto negativo vuelva a ocurrir.
Un método popular para aplicar un Análisis Causa-Raíz es el de los 5 porqués.
Kanban
El método Kanban es un sistema para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo de un proceso. Este método, creado por Toyota, permite una visualización clara de los procesos y, por tanto, de lo que se necesita mejorar. Si uno no puede ver el proceso claramente, es posible mejorar de vez en cuando, pero no podrá detectar los síntomas de un problema antes de que sea demasiado tarde.
El método se basa en seis prácticas básicas para minimizar los desechos en un proceso:
- Visualizar el flujo de trabajo
- Eliminar interrupciones
- Gestionar el flujo
- Hacer explícitas las políticas del proceso
- Crear ciclos de retroalimentación
- Mejorar colaborativamente
Principios
El modelo de mejora continua está guiado por 6 principios básicos:
Principio 1: Centrarse en cambios pequeños
Este concepto es importante, porque a las personas no les gustan los cambios grandes que no solo los sacan de nuestra zona de confort, sino que también los presionan demasiado.
Los grandes cambios a menudo atemorizan y desestabilizan a las organizaciones.
El concepto de mejora continua tiene esto en cuenta y pone gran énfasis en pequeños ajustes que pueden provocar cambios importantes con el tiempo.
Al abordar el cambio en pasos pequeños e incrementales, el modelo de mejora continua reduce el factor miedo y aumenta la velocidad para mejorar. Al seguir este principio, la organización no necesita esperar un cambio estratégico o el lanzamiento de un nuevo producto para comenzar a avanzar.
Principio 2: las ideas de los empleados son valiosas
El modelo de mejora continua depende en gran medida de los empleados, no solo de la dirección, para identificar oportunidades de mejora. Esta mejora de abajo hacia arriba es eficaz porque los empleados están más cerca de los problemas y, por lo tanto, están mejor equipados para resolverlos. De esta manera, se puede tomar una pequeña idea que se le ocurra a cualquiera y generar un gran impacto.
Las empresas con cultura de mejora continua brindan a los empleados un proceso para informar y actuar sobre las ideas para ahorrar dinero, mejorar los procesos, satisfacer a los clientes y mejorar la calidad. Es más, proporcionan sistemas y estructura para hacerlo y reconocen a aquellos que contribuyen a mejorar la organización, una pequeña iniciativa a la vez.
Principio 3: las mejoras incrementales son menos costosas
Los empleados tienden a concentrarse en pequeños cambios que pueden lograrse sin grandes gastos. De hecho, muchas ideas de los empleados implican eliminar procesos, en lugar de agregarlos, lo cual es una excelente manera de asegurarse de que cada actividad agregue algo de valor al cliente y reduzca el esfuerzo desperdiciado.
Al reducir los procesos, ahorra tiempo y dinero. Además, también utiliza menos recursos, lo que eventualmente beneficia a la empresa.
Principio 4: los empleados se apropian y participan en la mejora
El modelo de mejora continua se basa en los empleados para obtener ideas de mejora, estos se involucran más en el resultado del cambio y aumenta el compromiso de los empleados. Esto aumenta las posibilidades de una mejora sostenible y exitosa.
Al involucrar al personal en el modelo de mejora continua, se les capacita para que se hagan cargo de su propio trabajo. Son capaces de identificar problemas u oportunidades de mejora, dar seguimiento a la implementación de sus ideas, atribuirse el mérito del trabajo y ver un impacto medible de sus esfuerzos.
Cuando a las personas se les ocurren ideas para mejorar su propio trabajo, intrínsecamente ven el valor de los cambios. Saber que las mejoras provienen de ellos mismos o de sus compañeros inspira fe en la necesidad de los cambios mucho más que una orden de la dirección que nunca ha realizado el proceso en cuestión.
Principio 5: la mejora es reflexiva
El modelo de mejora continua se basa en gran medida en la retroalimentación oportuna y la comunicación abierta. La comunicación abierta durante cada fase de la ejecución de una mejora es fundamental tanto para los resultados finales de la mejora como para el mantenimiento del compromiso de los empleados.
Principio 6: la mejora es medible y repetible
Cambiar algo no equivale a mejorar. Para lograr una mejora real, se debe medir el impacto del cambio. Esto permite determinar si el cambio se puede aplicar con éxito a otros problemas. Demostrar un ROI positivo también ayuda a mantener la organización alineada en torno a la mejora.
Beneficios de la mejora continua
Los beneficios de implementar un proceso de mejora continua en una organización incluyen:
- Flujos de trabajo optimizados
- Reducción de costos
- Mayor productividad
- Mejor trabajo en equipo
- Mayor moral de los empleados
- Mayor agilidad y capacidad de cambio
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