¿Qué es Kanban? - Todo lo que debes saber de Kanban

Kanban es un marco de trabajo utilizado principalmente para el desarrollo ágil de software pero aplicable a casi todos los equipos de trabajo. Es un método visual para administrar el flujo de trabajo a nivel individual, de equipo e incluso organizacional.

En Kanban los elementos de trabajo se representan visualmente en un tablero Kanban, así, es posible visualizar tanto el proceso (el flujo de trabajo) como el trabajo real que pasa por ese proceso.

El objetivo de Kanban es identificar los posibles cuellos de botella y desperdicios en un proceso y solucionarlos para que el trabajo pueda fluir a través de él a una velocidad o rendimiento óptimos.

Kanban pone énfasis en la entrega continua sin sobrecargar al equipo de de trabajo. Y al igual que Scrum, Kanban es un proceso diseñado para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficaz.

Una de las ventajas de este método de trabajo es que, a diferencia de otros métodos de gestión del flujo de trabajo que fuerzan el cambio desde el principio, Kanban se trata de evolución, no de revolución.

Kanban permite a las organizaciones comenzar con su flujo de trabajo existente e impulsar un cambio evolutivo. Esto es posible simplemente visualizando su flujo de trabajo actual y limitando el trabajo en progreso (WIP o Work In Progress) mejorando y resolviendo los problemas de manera progresiva.

Este método es aplicable a prácticamente cualquier tipo de trabajo que siga un proceso repetible y ayuda a lograr mejoras dramáticas en términos de rendimiento, tiempo de entrega y calidad, en casi cualquier función comercial.

Orígenes

Aunque hoy es un método de trabajo bastante popular, el método Kanban nació hace más de 50 años.

El primer sistema Kanban surge, inicialmente, a finales de los años ’40 y principios de los años ’50 de la mano de Taiichi Ohno como un sistema de programación para la manufactura esbelta, que se originó en el Sistema de Producción de Toyota (TPS).

Fue creado como un sistema de planificación simple, cuyo objetivo era controlar y gestionar el trabajo y el inventario en cada etapa de la producción de manera óptima.

Una razón clave para el desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de Toyota en comparación con sus rivales automotrices estadounidenses.

Con Kanban, Toyota logró un sistema de control de producción justo a tiempo flexible y eficiente. Además, aumentó la productividad y redujo el costo del inventario de materias primas, materiales semiacabados y productos terminados. Y en la actualidad, Kanban se ha convertido en una forma eficiente de trabajo en una variedad de sistemas de trabajo incluido el desarrollo de software.

Kanban Board (tablero)

Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos ágil diseñada para ayudar a visualizar el trabajo, limitar el trabajo en progreso y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo).

Los tableros Kanban usan tarjetas, columnas y la mejora continua para ayudar a los equipos a comprometerse con la cantidad correcta de trabajo y poder terminar las tareas acordadas.

En estos tableros, el trabajo siempre comienza en el lado izquierdo y avanza hacia la derecha: la columna del extremo izquierdo generalmente contiene tareas que no se han iniciado, y la columna ubicada más a la derecha contiene actividades que ya se han completado.

Imagina una pizarra, dividida en carriles verticales o columnas. Cada columna representa un paso en el proceso. Y cada tarjeta se va moviendo de izquierda a derecha a medida que se avanza con el flujo de trabajo.

Un tablero kanban debe contener:

Tarjetas: una de las primeras cosas que notarás sobre un tablero kanban son las tarjetas (post-its, adhesivos, tickets si es un tablero fisico o tarjetas digitales si es un tablero kanban digital). Los equipos Kanban escriben todos sus proyectos y tareas en tarjetas, generalmente una por tarjeta. Una vez en el tablero, estas señales visuales ayudan a los compañeros de equipo y las partes interesadas a comprender rápidamente en qué está trabajando el equipo.
Columnas: otro sello distintivo del tablero kanban son las columnas. Cada columna representa una actividad específica; todas las columnas juntas componen un “flujo de trabajo”. Las tarjetas fluyen por el flujo de trabajo hasta su finalización. Los flujos de trabajo pueden ser tan simples como “Pendiente”, “En progreso”, “Completo” o mucho más complejos.
Límites de trabajo en en progreso (WIP): los límites de WIP son la cantidad máxima de tarjetas que pueden estar en una columna en un momento dado. Una columna con un límite de WIP de tres no puede tener más de tres tarjetas. Cuando la columna está “al máximo”, el equipo necesita pulir esas tarjetas y hacerlas avanzar antes de que las tarjetas nuevas puedan pasar a esa etapa del flujo de trabajo. Estos límites de trabajo en progreso son fundamentales para exponer los cuellos de botella en el flujo de trabajo y maximizar el flujo.
Puntos de compromiso: los equipos Kanban a menudo tienen un un Backlog o lista de tareas pendientes en su tablero. Aquí es donde los clientes y compañeros de equipo ponen ideas para proyectos que el equipo puede recoger cuando estén listos. El punto de compromiso es el momento en que el equipo recoge una idea y comienza el trabajo en el proyecto.
Punto de entrega: el punto de entrega es el final del flujo de trabajo de un equipo kanban. Para la mayoría de los equipos, el punto de entrega es cuando el producto o servicio está en manos del cliente. El objetivo del equipo es llevar las tarjetas desde el punto de compromiso hasta el punto de entrega lo más rápido posible. El tiempo transcurrido entre los dos se denomina tiempo de entrega. Los equipos Kanban mejoran continuamente para disminuir su tiempo de entrega tanto como sea posible.

Prácticas

Kanban es más que solo utilizar un tablero para visualizar tu flujo de trabajo, o usar tarjetas para gestionar las tareas del equipo. Existen ciertas prácticas que se deben tomar en cuenta al momento de implementar Kanban como un método ágil de gestión de proyectos.

1. Visualizar el flujo de trabajo

Este es el primer paso para adoptar e implementar el método Kanban.

En Kanban es fundamental poder visualizar los pasos del proceso que utilizas actualmente para entregar tu trabajo o tus servicios.

Para visualizar un proceso con un sistema Kanban, necesitas un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo o tarea.

Lo primero y más importante es comprender el flujo de trabajo: que se necesita para obtener un resultado deseado, desde una solicitud a un producto entregable. Solo después de comprender cómo funciona actualmente el flujo de trabajo, se puede aspirar a mejorarlo haciendo los ajustes necesarios.

Cuando empiezas a trabajar en el elemento X, lo extrae de la columna “Tareas pendientes” y, cuando se completa, lo mueve a “Listo”. De esta manera, puedes realizar un seguimiento del progreso y detectar cuellos de botella fácilmente.

2. Limitar el trabajo en progreso

Una de las funciones principales de Kanban es garantizar una cantidad manejable de tareas activas en progreso en cualquier momento.

Si no hay límites de trabajo en progreso (Work In Progress), no estás haciendo Kanban. Cambiar el enfoque de un equipo a la mitad del trabajo generalmente dañará el proceso, y realizar varias tareas a la vez es una ruta segura para generar desperdicios e ineficiencia.

Al limitar WIP, animas a tu equipo a completar el trabajo que tiene entre manos primero antes de comenzar con un nuevo trabajo. También les comunica al cliente y a otras partes interesadas que hay una capacidad limitada para hacer el trabajo para cualquier equipo – y necesitan planificar cuidadosamente qué trabajo le piden al equipo que haga.

Limitar la cantidad máxima de elementos por etapa asegura que una tarjeta solo se “lleve” al siguiente paso cuando haya capacidad disponible. Estas limitaciones iluminarán rápidamente las áreas problemáticas en el flujo para identificarlas y resolverlas con más facilidad.

Normalmente, muchos equipos comienzan con un límite de trabajo en progreso de 1 a 1,5 veces el número de personas que trabajan en una etapa específica.

3. Gestionar el flujo

Administrar el flujo se trata de administrar el trabajo, pero no a las personas. Por flujo, nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de producción.

Uno de los principales objetivos al implementar un sistema Kanban es crear un flujo saludable y fluido.

En lugar de microgestionar a las personas y tratar de mantenerlas ocupadas todo el tiempo, deberíamos centrarnos en gestionar los procesos de trabajo y comprender cómo hacer que el trabajo funcione más rápido a través del sistema.

Kanban ayuda a tu equipo a analizar el sistema y realizar ajustes para mejorar el flujo a fin de reducir el tiempo que lleva completar cada trabajo. Esto significaría que el sistema Kanban está creando valor más rápidamente.

4. Hacer explícitas las políticas de proceso

No puedes mejorar algo que no comprendes. Es por eso que el proceso debe estar claramente definido, publicado y socializado. La gente no se asociaría ni participaría en algo que no cree que sea útil.

Cuando todos estén familiarizados con el objetivo común, podrán trabajar y tomar decisiones con respecto a un cambio que tendrá un impacto positivo.

Esto implica crear una base común para que todos los participantes comprendan cómo realizar cualquier tipo de trabajo en el sistema.

Las políticas pueden ser a nivel de tablero, por equipos y para cada columna. Pueden ser una lista de verificación de los pasos a seguir para cada tipo de elemento de trabajo, criterios de entrada y salida para cada columna o cualquier cosa que ayude los miembros del equipo a gestionar bien el flujo de trabajo en el tablero.

5. Bucles de retroalimentación

Para los equipos y empresas que desean ser más ágiles, implementar ciclos de retroalimentación es un paso obligatorio.

Estos garantizan que las organizaciones estén respondiendo adecuadamente a los cambios potenciales y permiten la transferencia de conocimientos entre las partes interesadas.

Un ejemplo de este ciclo de retroalimentación es la reunión diaria o Daily StandUp para la sincronización del equipo. Tiene lugar frente al tablero Kanban, y cada miembro les dice a los demás lo que hicieron el día anterior y lo que harán hoy.

El método Kanban sugiere 3 tipos de bucles de retroalimentación:

Para hacer las cosas:

Kanban Meeting
Delivery Planning Meeting

Para hacer las cosas mejor:

Operations Review
Risk Review
Service Delivery Review

Hacer las cosas correctas:

Strategy Review
Replenishment Meeting

6. Mejorar colaborativamente

El Método Kanban es un proceso de mejora evolutiva. Te ayuda a adoptar pequeños cambios y mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que tu equipo puede manejar fácilmente.

¿Por qué debería usar Kanban?

Como método ágil de gestión de proyectos Kanban trae muchos beneficios para el equipo de trabajo y la organización, como:

Mejora la comunicación y la transparencia del equipo.
Revela fácilmente cuellos de botella en el flujo de trabajo.
Aporta flexibilidad y agilidad al equipo.
Es fácilmente aplicable a la mayoría de equipos (desde desarrollo hasta recursos humanos) ya que respeta el estado actual de su organización y no requiere cambios revolucionarios.
Facilita responder a los requisitos en constante cambio.
Impulsa la colaboración y la productividad.
Los tiempos de ciclo más cortos pueden ofrecer funciones más rápidamente.
Reduce el desperdicio y elimina las actividades que no agregan valor al equipo.
Los bucles de de retroalimentación mejoran las posibilidades de miembros del equipo más motivados, empoderados y con mayor rendimiento.

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