Checklist o lista de verificación

Una lista de verificación o checklist es una herramienta diseñada para realizar actividades repetitivas, para verificar una lista de requisitos o para recopilar datos de manera ordenada y sistemática. Se utilizan para realizar controles sistemáticos de actividades o productos asegurando que uno no se olvide de nada importante.

Es una lista de elementos que necesitas verificar, revisar o inspeccionar. Las listas de verificación se utilizan en todos los campos imaginables, desde inspecciones de edificios hasta cirugías médicas complejas. El uso de un checklist te permite asegurarte de no olvidar ningún paso importante.

La utilidad principal del checklist es reducir las fallas al compensar los posibles límites de la memoria y la atención humanas. Ayuda a garantizar la coherencia y la integridad en la realización de una tarea.

¿Cómo usar un checklist efectivamente?

Para sacar el mayor provecho a una lista de verificación sigue los siguientes consejos:

1. Haz que cada elemento sea claro y conciso.

Es importante que la persona que utiliza la lista comprenda fácilmente cada elemento de la lista de verificación. ¿De qué sirve una lista de verificación si nadie puede entenderla? Cada elemento también debe ser conciso para garantizar que sea lo más fácil de usar posible.

2. Agrupa los artículos por categoría.

Las listas de verificación cortas no necesitan categorías, pero las más largas pueden salirse de control rápidamente. Al organizar los elementos en categorías, puedes navegar rápidamente a la parte de la lista de verificación en la que estás trabajando.

No te compliques. Asegúrate de utilizar nombres de categoría simples para asegurarte de que puedes encontrar rápidamente el elemento de la lista de verificación que estás buscando.

3. Haz que cada elemento sea realizable.

Esto es muy importante. El poder de una lista de verificación es que puedes realizar acciones específicas en cada elemento y asegurarte de cumplir con la intención de ese elemento.

Si los elementos de tu lista de verificación son demasiado ambiguos o vagos, marcarás la casilla, pero ¿realmente la habrás completado? Decir cosas como «Verificar las salidas de seguridad» es demasiado vago, intenta dividirlo en elementos más pequeños, como «Verificar que las salidas de seguridad estén libres de obstáculos», «Verificar que las señales de salida de seguridad estén iluminadas», «Verificar que las puertas de salida de seguridad estén abiertas correctamente». Al dividir los elementos en acciones, haces que tu lista de verificación sea mucho más poderosa.

4. No omitas nada de la lista.

¿Cuál es el propósito de una lista de verificación si omites tareas o categorías? Es importante que tu lista de verificación se utilice en su totalidad cada vez; si te saltas preguntas, debes preguntarte si la lista de verificación tiene el formato adecuado para tus propósitos.

5. Mejora continuamente tu checklist

Ya estás aplicando listas de verificación para realizar tus tareas pero, no olvides que siempre puedes mejorarlas. Sigue perfeccionando cada la lista de verificación que utilices. Las mejoras continuas harán que tus listas de verificación sean más efectivas.

Si otra persona utiliza tu lista de verificación incluye una sección de observaciones para brindar información adicional.

Aplicaciones / usos

El checklist se usa principalmente para la verificación del desarrollo de las actividades en las que es importante no olvidar ningún paso, o donde las tareas deben realizarse con un orden establecido, como:

Realizar inspecciones y registrar los puntos que han sido inspeccionados.
Verificar la correcta implementación de estándares o procedimientos.
Verificación de las especificaciones del producto.
Examinar o analizar la ubicación de los defectos. Verifique las causas de los defectos.
Recopilar datos para su posterior análisis.

Algunos ejemplos reales del uso del checklist incluyen:

Las listas de verificación previas al vuelo ayudan en la seguridad de la aviación para garantizar que no se pasen por alto elementos críticos.
Se utiliza en el aseguramiento de la calidad de la ingeniería de software, para verificar el cumplimiento de los procesos, la estandarización de códigos y la prevención de errores, entre otros.
La creación de kits de supervivencia en casos de emergencia.
En el buceo profesional, las listas de verificación se utilizan en la preparación del equipo para una inmersión y para garantizar que el buzo y los sistemas de soporte vital estén completamente preparados antes de ingresar al agua.

Ventajas de usar un checklist

El uso del checklist tiene varias ventajas. Estas incluyen:

Facilita el aprendizaje de tareas complejas. Con las listas de verificación, más personas podrán ejecutar tareas más especializadas porque pueden aprender cómo se hace.
Las listas de verificación ayudan a mantener la coherencia y las buenas prácticas de una manera muy fácil y conveniente. También ayudan a ahorrar recursos y energía. Tu equipo solo tiene que seguir lo que ya se ha desarrollado.
Permite sistematizar las actividades repetitivas y los controles que tenemos que hacer, y luego se puede utilizar como registro de las tareas que hemos realizado cada día.
Motiva a los trabajadores. Ser capaz de observar el avance de las tareas te motiva a seguir trabajando.
En algunos casos, las listas de verificación pueden marcar la diferencia entre la vida y la muerte. Cuando se trata de primeros auxilios, seguir una lista de verificación garantiza que no se olvida nada y ciertamente podría salvar vidas.
Aumenta la calidad y la productividad. Las listas de verificación permiten ahorrar tiempo porque no necesitas dedicar tiempo a recordar los pasos, por lo que puede dedicar todo tu tiempo a realizar la tarea.

Desventajas de usar un checklist

El checklist es una herramienta útil pero bastante sencilla y aunque parezca extraño, existe una desventaja importante en su uso. La dependencia excesiva de la lista de verificación puede obstaculizar el rendimiento cuando se trata de una situación de emergencia o cuando el tiempo para actuar es mínimo, por ejemplo, una emergencia médica o una emergencia en vuelo.

Para solucionar esta limitación es importante tener en cuenta que el checklist debe utilizarse junto con otras herramientas más adaptables y flexibles de resolución de problemas.