Las 5S - Un lugar para todo, todo en su lugar

Las 5S es un sistema de organización de espacios para que el trabajo se pueda realizar de manera eficiente, eficaz y segura. Este sistema se enfoca en poner todo en su lugar y mantener limpio el lugar de trabajo, lo que facilita que las personas hagan su trabajo sin perder tiempo ni arriesgarse a sufrir lesiones.

La aplicación de las 5S da como resultado un lugar de trabajo limpio, ordenado, seguro y bien organizado que ayuda a reducir el desperdicio y optimizar la productividad. Está diseñado para ayudar a construir un ambiente de trabajo de calidad, tanto física como mentalmente.

Pasos de las 5S

Cada S representa una parte de un proceso de cinco pasos que puede mejorar la función general de una empresa y provienen de cinco palabras japonesas:

Seiri / Clasificación: Separar lo esencial de lo no esencial
Seiton / Organización: Organizar los materiales esenciales donde todo tiene su lugar
Seiso / Limpieza: Limpieza de la zona de trabajo
Seiketsu / Estandarización: Establecer un sistema para mantener y hacer de las 5S un hábito
Shitsuke/ Disciplina: Fomentar los esfuerzos para seguir mejorando

Seiri / Clasificar u organizar

El primer paso en el proceso de las 5S es Clasificar, o «seiri», que se traduce como «orden». El objetivo del paso Clasificar es eliminar el desorden y despejar el espacio eliminando cosas que no pertenecen al área.

Este paso implica revisar todas las herramientas, muebles, materiales, equipos, etc. en un área de trabajo para determinar qué debe estar presente y qué se puede quitar.

Seiton / Organizar

El segundo paso, Organizar, se llamaba originalmente «seiton», que se traduce como «orden». El objetivo de este paso es organizar el área de trabajo. Cada artículo debe ser fácil de encontrar, usar y devolver: un lugar para todo y todo en su lugar.

Una vez que desaparece el desorden adicional, es más fácil ver qué es qué.

Seiso / Limpieza

El tercer paso de las 5S es Limpieza o «seiso». Si bien el primer y segundo paso despejaron el espacio y organizaron el área de trabajo para mayor eficiencia, el tercer paso ataca la suciedad y la mugre que inevitablemente se acumula debajo del desorden y trabaja para evitar que regrese.

Todo el mundo piensa que sabe lo que es la limpieza, pero es una de las cosas más fáciles de pasar por alto, especialmente cuando el trabajo se llena. La etapa Limpieza de las 5S se enfoca en limpiar el área de trabajo, lo que significa barrer, trapear, quitar el polvo, limpiar superficies, guardar herramientas y materiales, etc.

Además de la limpieza básica, Limpiar también implica realizar un mantenimiento regular en el equipo y la maquinaria. Planificar el mantenimiento con anticipación significa que las empresas pueden detectar problemas y evitar averías. Eso significa menos tiempo perdido y ninguna pérdida de beneficios relacionada con los paros laborales.

Seiketsu / Estandarizar

Los primeros tres pasos de las 5S cubren los conceptos básicos de clasificar, organizar y limpiar un espacio de trabajo; por sí solos, estos pasos proporcionarán beneficios a corto plazo.

El cuarto paso es estandarizar, o «seiketsu»- Al escribir lo que se está haciendo, dónde y por quién, se puede incorporar las nuevas prácticas en el procedimiento normal de trabajo. Esto prepara el camino para un cambio a largo plazo.

Una vez que se completen los primeros tres pasos de 5S, las cosas deberían verse bastante bien. Todo el material en exceso se ha ido, todo está organizado, los espacios se limpian y el equipo está en buen estado de funcionamiento.

El problema es que, cuando las 5S son nuevas en una empresa, es fácil limpiar y organizarse y luego, poco a poco, dejar que las cosas vuelvan a ser como antes.

Estandarizar sistematiza los tres primeros pasos y convierte los esfuerzos únicos en hábitos. Al estandarizar se asignan tareas regulares, se crean horarios y se publican instrucciones para que estas actividades se conviertan en rutinas.

Inicialmente, las personas probablemente necesitarán recordatorios sobre las 5S. Es posible que deba reservar pequeñas cantidades de tiempo diariamente para las tareas de las 5S. Pero con el tiempo, las tareas se convertirán en una rutina y la organización y limpieza de las 5S se convertirán en parte del trabajo regular.

Disciplina

El quinto paso de un programa de 5S es Disciplina, o «shitsuke». La idea aquí es un compromiso continuo. Es importante seguir adelante con las decisiones que se han tomado y regresar continuamente a los pasos anteriores de las 5S, en un ciclo continuo.

Una vez que se implementan los procedimientos estándar para las 5S, las empresas deben realizar el trabajo continuo de mantener esos procedimientos y actualizarlos según sea necesario. Disciplina se refiere al proceso de mantener las 5S funcionando sin problemas, pero también de mantener a todos en la organización involucrados. Los gerentes deben participar, al igual que los empleados en la planta de fabricación, en el almacén o en la oficina.

Disciplina se trata de hacer de las 5S un programa a largo plazo, no solo un evento o un proyecto a corto plazo. Idealmente, las 5S se convierten en parte de la cultura de una organización. Y cuando las 5S se mantienen en el tiempo, es cuando las empresas comienzan a notar resultados positivos continuos.

Beneficios de implementar las 5S

Existen muchos beneficios al implementar las 5S en un área de trabajo ya sea en una línea de producción o en una oficina. Estos incluyen:

Mejor uso del tiempo

Deshacerse de los materiales no deseados y organizar las herramientas y suministros importantes eliminará el desorden y la confusión. Los trabajadores dedican menos tiempo a buscar y recuperar lo que necesitan y, a su vez, pueden ser más productivos.

Menos espacio desperdiciado

La eliminación de inventario de material innecesario y la consolidación del almacenamiento de herramientas permiten más espacio para actividades de trabajo. Cada pie cuadrado de superficie tiene un costo y aprovechar al máximo esa inversión maximizará la rentabilidad de las instalaciones.

Menor número de lesiones

La organización de las áreas de trabajo para lograr una mayor eficiencia y facilidad de uso reducirá los movimientos necesarios para que los trabajadores realicen su trabajo. Eliminar el desorden y limpiar los derrames de forma rutinaria eliminará los peligros de tropiezos. Como resultado, los trabajadores experimentarán menos fatiga y menos lesiones.

Reducción del tiempo de inactividad del equipo

Cuando las herramientas y el equipo se mantienen limpios, se inspeccionan de forma rutinaria y se usan de manera estandarizada, el mantenimiento preventivo es mucho más fácil y, a menudo, las fallas importantes pueden evitarse por completo.

Consistencia y calidad mejoradas

La estandarización de los procesos de trabajo reducirá las variaciones y los errores. Al eliminar las fallas, la productividad general se puede mejorar drásticamente.

Mayor moral de los empleados

Cuando los principios de las 5S se utilizan de manera eficaz, los trabajadores ven que se valoran sus aportes y se reconoce su desempeño. Esto crea un entorno en el que los trabajadores pueden sentirse orgullosos de su trabajo e interesados en mejorar su empresa.