Toma de decisiones - Definición, pasos y más

En su sentido más simple, la toma de decisiones es el acto de elegir entre dos o más alternativas de acción. Desde el punto de vista de la resolución de problemas, la toma de decisiones implica elegir entre diferentes alternativas posibles para llegar a una solución para un problema dado.

Un buen proceso de toma de decisiones puede mejorar el funcionamiento de una organización. Por este motivo, la toma de decisiones compete a todas las áreas y actividades de la misma. Cuando uno resuelve un problema surge otro y otro y así sucesivamente, por tanto, la toma de decisiones es un proceso continuo y dinámico. Así, el proceso de toma de decisiones juega una importancia vital en el funcionamiento de una organización.

Estilos de toma de decisiones

Las personas tienden a tomar decisiones en base a dos factores: la intuición y el razonamiento.

Intuición

La intuición es una combinación de experiencias pasadas y valores personales. Es decir, tu intuición refleja tu aprendizaje sobre la vida. Sin embargo, no siempre se basa en la realidad, sino en tus percepciones de la misma, muchas de las cuales pueden haber comenzado en la infancia y, como resultado, pueden no ser muy maduras.

Por lo tanto, vale la pena examinar tu instinto de cerca, especialmente si tienes un sentimiento muy fuerte en contra de una alternativa en particular, para ver si puedes averiguar por qué y si el sentimiento está justificado.

Razonamiento

Razonar es utilizar los hechos y las cifras que tienes delante para tomar decisiones.

El razonamiento tiene sus raíces en los hechos. Sin embargo, ignorar los aspectos emocionales de la decisión y los problemas del pasado puede afectar la forma en que se implementa una decisión.

¿Cuál es mejor?

Ningún estilo es mejor que el otro. En una situación en la que no hay mucha información el razonamiento no puede tomar una decisión informada. Dado que se basa en el conocimiento y hechos pasados, ¿qué sucede cuando se te presentan opciones en las que no existe un marco de referencia? No hay información disponible. Nunca antes habías estado en esta situación. Te encuentras en un entorno desconocido y no tienes ni idea de qué tipo de decisión tomar. ¿Qué haces entonces?

Si no puedes explicar tu situación, no tienes información o experiencia previa para justificar una decisión, y no puedes ver la causa de la posición en la que te encuentras, ¿cómo puede una persona razonable tomar una decisión? En este caso, no tendrías más remedio que confiar en lo que tu instinto te dice.

El caso contrario también puede presentarse.

Por ejemplo, imagina una persona que toma decisiones rápidas, incluso en asuntos importantes, y tiene la razón todo el tiempo. Esa persona ha desarrollado la capacidad de escuchar a su “instinto” y tomar una decisión decisiva.

¿Qué pasa si a una persona instintiva se le presentan montones y montones de datos estadísticos, información, experiencias pasadas y otros conocimientos sobre una elección? Si toda esa información apunta a la opción A como la decisión correcta, pero su instinto se inclina ligeramente hacia la opción B, ¿Qué debería hacer esta persona? ¿Debería ignorar la evidencia obvia de que A es la elección correcta, simplemente porque “siente” que la opción B es mejor?

La intuición es un medio perfectamente aceptable para tomar una decisión, aunque generalmente es más apropiado cuando la decisión es de naturaleza simple o debe tomarse rápidamente. Sin embargo, las decisiones más complicadas tienden a requerir un enfoque más formal y estructurado, que generalmente involucra tanto la intuición como el razonamiento.

Amenazas a la toma de decisiones efectiva

Hay una serie de problemas que pueden impedir una toma de decisiones eficaz. Éstas incluyen:

Información insuficiente

Si no tienes suficiente información, puede parecer que estás tomando una decisión sin ningún fundamentos. Tómate tu tiempo para recopilar los datos necesarios para informar tu decisión, incluso si el plazo es muy ajustado. Si es necesario, prioriza la recopilación de información identificando qué información será más importante para ti.

Demasiada información

El problema opuesto, pero que se ve sorprendentemente a menudo: tener demasiada información.

Este problema a menudo se puede resolver reuniendo a todo el equipo para decidir qué información es realmente importante y por qué, y estableciendo un calendario claro para la toma de decisiones, incluida una etapa de recopilación de información.

Demasiadas personas

Es difícil tomar decisiones en grupo. Todos tienen sus propios puntos de vista y sus propios valores. Y si bien es importante saber cuáles son estos puntos de vista y por qué y cómo son importantes, puede ser esencial que una persona asuma la responsabilidad de tomar la decisión. Muchas veces, cualquier decisión es mejor que ninguna.

Intereses propios

Los procesos de toma de decisiones a menudo fracasan bajo el peso de intereses propios. Estos intereses a menudo no se expresan abiertamente, pero pueden ser el origen de un bloqueo crucial en el proceso de toma de decisiones. Debido a que no se expresan abiertamente, es difícil identificarlos claramente y, por lo tanto, abordarlos, pero a veces es posible hacerlo, explorándolos con alguien fuera del proceso, pero en una posición similar.

También puede ayudar a explorar los aspectos racionales / intuitivos con todas las partes interesadas, generalmente con un facilitador externo para apoyar el proceso.

Zona de confort

La gente suele estar muy apegada a mantener las cosas como están. Las decisiones tienden a implicar cambios, algo que a muchas personas les resulta difícil.

No tener ningún apego emocional

A veces es difícil tomar una decisión porque simplemente no te importa de una forma u otra. En este caso, un proceso estructurado de toma de decisiones a menudo puede ayudar a identificar los pros y contras de realizar acciones particulares, en las que quizás no había pensado antes.

Restricciones de tiempo

Es común enfrentar limitaciones de tiempo que pueden hacer que la toma de decisiones efectiva sea un desafío. Cuando hay poco tiempo disponible para recopilar información y procesarla racionalmente, es mucho menos probable que tomemos una buena decisión. Las presiones del tiempo pueden obligarnos a depender de la intuición en lugar de realizar un procesamiento profundo. Sin embargo, aunque la intuición ahorra tiempo, no necesariamente conduce a la mejor solución posible.

Muchos de estos problemas pueden superarse mediante un proceso estructurado de toma de decisiones. Esto ayudará a:

Reducir las decisiones más complejas a pasos más simples;
Ver cómo se toman las decisiones; y
Planificar y realizar la toma de decisiones con mayor rapidez.

Proceso para la toma de decisiones efectiva

Como ya mencionamos, existen muchas amenazas contra la toma de decisiones efectivas. Un proceso lógico y ordenado puede ayudarte a tomar mejores decisiones más rápido. Este puede seguir los siguientes paso:

1. Identificar la decisión

Al identificar la necesidad de tomar una decisión es muy importante tratar de definir claramente la naturaleza de la decisión a tomar. Así mismo, se debe identificar correctamente el problema original que originó la situación, y si es necesario lograr un objetivo específico a partir de esta decisión, debes hacerlo medible para que saber con certeza que se cumplió con el objetivo al final del proceso.

Este paso es indispensable para el proceso de toma de decisiones. Si se define incorrectamente el problema o la decisión que se debe tomar, entonces es casi seguro que se tomará la decisión incorrecta.

2. Establecer una fecha límite y decidir quién es responsable de la decisión

Al decidir cuánto tiempo dispones para el proceso de toma de decisiones, es útil considerar lo siguiente:

¿Cuánto tiempo hay disponible para dedicarle a esta decisión?
¿Existe una fecha límite para tomar la decisión y cuáles son las consecuencias de no cumplir con esta fecha límite?
¿Existe alguna ventaja en tomar una decisión rápida?
¿Qué importancia tiene tomar la decisión? ¿Qué importancia tiene que la decisión sea la correcta?
¿Esperar un poco de más tiempo mejorará la calidad de la decisión?

Es importante recordar que, a veces una decisión rápida es más importante que “la decisión correcta” y en otras ocasiones ocurre lo contrario.

Adicionalmente, antes de tomar una decisión, debes tener claro quién se hará responsable de ella.

Ésto es clave porque el grado en que se comparte la responsabilidad de una decisión puede influir en gran medida en la cantidad de riesgo que las personas están dispuestas a asumir.

¿Quién puede tomar la decisión?
¿Quién debe implementar lo decidido?
¿A quién afectará si algo sale mal?
¿Estás dispuesto a asumir la responsabilidad de un error?

Siempre que sea posible, y si no es obvio, es mejor acordar formalmente quién es el responsable de una decisión.

3. Recopilación de información

Antes de tomar una decisión, se debe recopilar toda la información relevante.

Si hay información inadecuada o desactualizada, es más probable que se tome una decisión incorrecta. Si hay mucha información irrelevante, la decisión será difícil de tomar y será más fácil distraerse con factores innecesarios.

Por lo tanto, para tomar decisiones efectivas necesitas información precisa y actualizada.

Sin embargo, la cantidad de tiempo dedicado a la recopilación de información se debe considerar junto a cuánto estás dispuesto a arriesgarte a tomar una decisión incorrecta.

Para recopilar información pertinente debes saber: qué información se necesita, las mejores fuentes de información y cómo obtenerla.

Este paso implica un “trabajo” tanto interno como externo. Alguna información es interna: la buscarás a través de un proceso de autoevaluación. Otra información es externa: la encontrarás en línea, en libros, de otras personas y de otras fuentes.

4. Listar posibles soluciones / opciones

Esta etapa es importante para los procesos generales de toma de decisiones, ya que se tomará una decisión a partir de una lista de posibles opciones o alternativas.

Este proceso podría incluir una lluvia de ideas o algún otro proceso de “generación de ideas”.

Es importante siempre considerar la posibilidad de no tomar una decisión o no hacer nada y tener en cuenta que ambas opciones son en realidad soluciones potenciales en sí mismas.

A medida que recopiles información, probablemente identificarás varias alternativas posibles. También puedes usar tu imaginación e información adicional para construir nuevas alternativas.

5. Considerar los riesgos involucrados

Una pregunta clave en el proceso de toma de decisiones es ¿cuánto riesgo se debe correr al tomar la decisión? Generalmente, la cantidad de riesgo que una persona está dispuesta a asumir depende de:

Los beneficios de tomar la decisión correcta.
La gravedad de las consecuencias de tomar una decisión equivocada.
La probabilidad de tomar la decisión equivocada y decidir si esta es aceptable.

La elección final puede ser entre “hacer todo lo posible por alcanzar el éxito” o tomar una decisión segura con menos riesgos.

6. Decidir sobre los valores

Todo el mundo tiene su propio conjunto de valores: lo que creen que es importante. Las decisiones que tomes, en última instancia, se basarán en tus valores. Esto significa que la decisión que es adecuada para ti no tiene que ser la adecuada para otra persona.

Si se comparte la responsabilidad de una decisión, es posible que una persona no tenga los mismos valores que las demás.

En estos casos, es importante obtener un consenso en cuanto a qué valores se les debe dar más peso. Es importante que se comprendan los valores sobre los que se toma una decisión porque tendrán una fuerte influencia en la elección final.

7. Considerar los pros y los contras

Es posible comparar diferentes soluciones y alternativas considerando las posibles ventajas y desventajas de cada una.

Aprovecha tu información, experiencias y valores para imaginar qué pasaría si llevarás a cabo cada una de las alternativas hasta el final. Evalúa si la necesidad identificada en el paso 1 se satisfaría o se resolvería mediante el uso de cada alternativa. A medida que realizas este proceso, comenzarás a favorecer ciertas alternativas: aquellas que parecen tener un mayor potencial para alcanzar tus objetivos. Finalmente, coloca las alternativas en orden de prioridad, según tu propio sistema de valores.

8. Tomar la decisión

Finalmente, es hora de tomar la decisión. Todos los pasos anteriores debería haberte proporcionado datos suficientes en los que basar una decisión informada, y ahora conoces las ventajas y desventajas de cada opción.

9. Revisa tu decisión y sus consecuencias

En este paso final, considera los resultados de tu decisión y evalúa si ha resuelto o no la necesidad que identificaste en el paso 1. Si la decisión no ha satisfecho la necesidad identificada, es posible que debas repetir ciertos pasos del proceso para realizar una nueva decisión. Por ejemplo, es posible que desees recopilar información más detallada o explorar alternativas adicionales.

Después de un período de tiempo predeterminado, que definió en el paso uno del proceso de toma de decisiones, pregúntate:

¿Resolviste el problema?
¿Respondiste la pregunta?
¿Cumpliste tus metas?

Dependiendo de tus respuestas a estas preguntas, podrías dar por logrado tus objetivo, o, en caso contrario, regresar al proceso de toma de decisiones y probar nuevas alternativas.