Las estructuras de proyecto dentro de la organización

De la misma manera en la que diferentes empresas tienen diferentes estructuras, los proyectos también tienen diferentes estructuras.

Las organizaciones se organizan de varias maneras. Habitualmente encontramos organizaciones con estructuras:

• tradicionales, funcionales, jerárquicas o verticales.
• por unidad de negocio
• por ubicación geográfica
• por tipo de clientes

Por otro lado, encontramos tres tipos diferentes de estructuras de proyecto dentro de organizaciones en las que los proyectos y los gerentes de proyectos deben operar. Estas son: funcionales, matriciales y proyectos puros.

Estructuras funcionales

En este tipo de estructura hay jefes funcionales o de departamento que administran un área específica en la organización (finanzas, contabilidad, producción, logística, etc).

En una estructura funcional, el gerente o jefe funcional tiene el control principal, responsabilidad y autoridad sobre su área o departamento. Además, existe una clara cadena de mando vertical.

Un gerente de proyecto que opera un proyecto dentro de los límites de un área funcional generalmente reportará a un gerente o jefe funcional y obtendrá recursos dentro de ese mismo equipo funcional.

El gerente de proyecto en la estructura funcional suele ser el gerente funcional que tiene la mayoría de los recursos para entregar el proyecto, o hay un analista o coordinador del proyecto asignado.

Normalmente, en un proyecto de este tipo, hay que recursos que deberán dividir su tiempo entre su trabajo funcional y su trabajo para el proyecto.

Ventajas y desventajas

La estructura funcional es buena cuando los proyectos están mayormente contenidos dentro de una sola área funcional. Los beneficios de esta estructura es que es bastante simple y proporciona un acceso fácil a los recursos necesarios para realizar el trabajo en el proyecto.

Por otro lado, las desventajas de este tipo de estructuras para la ejecución de proyectos incluyen:

• Cuantas más áreas funcionales estén involucradas, más difícil será la coordinación.
• Hay dificultad para darle la prioridad correcta al trabajo y recursos necesarios para el proyecto.
• El coordinador de proyecto en una estructura funcional tiene poca o ninguna autoridad para tomar decisiones o administrar el presupuesto y los recursos del proyecto.

Proyecto puro

El la estructura de proyecto puro, es una estructura donde cada actividad se trata como un proyecto y es realizada por un equipo de proyecto.

Las organizaciones de proyectos puros son completamente opuestas a la estructura funcional, jerárquica o tradicional. El gerente de proyecto en una estructura organizativa de proyecto puro, tiene plena autoridad, controla los recursos y el presupuesto. El trabajo del proyecto se organiza por proyecto en lugar de por unidad funcional.

Ventajas y desventajas

Esta estructura es particularmente adecuada para proyectos a largo plazo que requieren un esfuerzo dedicado para entregar un producto o servicio complejo. Algunas de las ventajas de este tipo de estructura son:

• En esta estructura, el gerente del proyecto tiene plena autoridad.
• Es una estructura simple y todo el equipo está dedicado y enfocado en alcanzar las metas y objetivos del proyecto.

Sin embargo, hay algunas desventajas en esta estructura:

• Los recursos están completamente dedicados a este proyecto, por lo que no están disponibles para otros proyectos que también podrían necesitarlos.
• Los proyectos son temporales, tienen un comienzo y un final. Al final del proyecto, todos los recursos en el proyecto deben encontrar otro trabajo de proyecto para continuar. Lo cual puede ser estresante para el equipo de proyecto.

Estructuras matriciales

La organización matricial trata de tomar ventajas de algunos aspectos tanto del proyecto puro como de las estructuras organizativas funcionales. La organización matricial tiene unidades funcionales tradicionales y los proyectos atraerán a miembros del equipo de todas las funciones.

Hay varios niveles de organizaciones matriciales:

• Una organización matricial débil tiene más características de una estructura organizativa funcional.
• Una organización matricial fuerte se asemejará más a una estructuras de proyecto puro.

En la estructura matricial encontramos elementos tanto de la estructura funcional como de la estructura pura del proyecto. Tienen tanto recursos de tiempo completo, como recursos a tiempo parcial (que también trabajan en unidades funcionales) que trabajan para ellos en el proyecto.

Entonces, una característica clave de una estructura matricial es que los recursos tienen dos jefes: su gerente funcional y su gerente de proyecto.

Si al gerente del proyecto se le otorga más control sobre cosas como el presupuesto y los recursos, entonces la matriz se considera fuerte. Si los gerentes funcionales mantienen el control sobre el presupuesto y los recursos, la matriz se considera débil.

Finalmente, cuando el gerente funcional y gerente de proyecto comparten la misma responsabilidad hablamos de una matriz de balance.

Ventajas y desventajas

Esta estructura aprovecha las ventajas de las estructuras de proyecto puras y funcionales:

• Permite un mayor intercambio de recursos entre proyectos, manteniendo el enfoque del proyecto y la responsabilidad compartida para el éxito del proyecto.
• Proporciona la mayor flexibilidad a las organizaciones en el uso de sus recursos.
• Se puede utilizar para proyectos a corto o largo plazo, y proyectos que requieren coordinación a través de múltiples áreas funcionales.

Sin embargo, esta estructura de proyecto también viene con sus desventajas, como:

• A la mayoría de los empleados no les gusta tener más de un jefe.
• Puede crear conflictos laborales y situaciones estresantes si no se coordina adecuadamente.

Cada estructura de proyecto trae beneficios y complicaciones para la organización, por lo que es importante analizar detenidamente que estructura se adapta mejor a su manera de trabajar y a sus objetivos.

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