La gestión de la triple restricción es una parte fundamental de todo proyecto. La manera en la que se maneja el alcance, presupuesto y cronograma del proyecto puede determinar su éxito o fracaso.

Estas tres restricciones son igualmente importantes, sin embargo, para construir nuestro Plan de Proyecto, primero debemos definir claramente el alcance. La razón por la que empezamos con el alcance es sencilla. No podemos elaborar un presupuesto adecuado sin saber qué actividades tendremos que realizar ni crear un cronograma efectivo sin conocer qué actividades necesitamos completar. Así, el alcance se convierte en la base del cronograma que deberemos seguir y del presupuesto que requeriremos.

¿Qué es el alcance del proyecto?

El alcance define al proyecto en términos de lo que se producirá, es decir, los entregables del proyecto, y todo el trabajo requerido para producirlos.

El alcance debe definirse de tal manera que todos los objetivos y requisitos del proyecto puedan cumplirse. Debe incluir el trabajo necesario para gestionar y entregar los resultados del proyecto.

Para definir el alcance del proyecto, debemos crear tres entregables claves que se deben incluir en el plan del proyecto: el Documento de Requisitos, la Declaración del Alcance y la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS).

Documento de requisitos

La recolección de requisitos para el proyecto comienza en la Fase de Iniciación con el Project Charter. Este contiene algunos requisitos que pueden usarse como punto de partida para la planificación pero no incluyen todos los tipos de requisitos.

Para recopilar los requisitos, deben participar todos los interesados, esto también incluye al equipo del proyecto. El gerente del proyecto deberá asegurarse que estos requisitos estén alineados con los objetivos del proyecto y que sean realistas y factibles de cumplir.

Declaración del alcance

La declaración del alcance se prepara durante la fase de planificación del proyecto. Esta define los objetivos y entregables del proyecto en más detalle que el Project Charter.

La declaración del alcance debe incluir:

  • Descripción detallada el alcance del proyecto
  • Entregables del proyecto
  • Criterios de aceptación del proyecto
  • Exclusiones del proyecto

La declaración del alcance debe ser lo suficientemente detallada para que los interesados comprendan lo que se entregará en el proyecto y que puedan confirmar que el alcance representa con precisión los objetivos y requisitos del proyecto.

Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)

La Estructura de Desglose del Trabajo es una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que llevará a cabo el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables necesarios.

Con la WBS el gerente del proyecto puede dividir el proyecto paquetes de trabajo manejables.