Diagrama de flujo - Definición, pasos y consejos

Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se utilizan ampliamente en múltiples campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos a menudo complejos en diagramas claros y fáciles de entender. Es una herramienta común de análisis de procesos y una de las siete herramientas básicas de calidad.

Los diagramas de flujo usan diferentes figuras y formas para representar un proceso, flujo de trabajo o secuencia de pasos, junto con flechas de conexión para definir el flujo y la secuencia de los pasos.

Pueden variar desde gráficos simples dibujados a mano hasta diagramas completos dibujados por computadora que representan múltiples pasos y rutas complejas.

Los elementos que pueden incluirse en un diagrama de flujo son una secuencia de acciones, materiales o servicios que entran o salen del proceso (entradas y salidas), decisiones que deben tomarse, personas que se involucran, tiempo involucrado en cada paso y / o mediciones del proceso. .

Este tipo de diagrama nos ayuda a visualizar procesos complejos o hacer explícita la estructura de problemas y tareas. Esto permite que cualquiera pueda ver el diagrama de flujo y seguir lógicamente el proceso de principio a fin. Por esta razón, un diagrama de flujo es una poderosa herramienta empresarial.

Símbolos comunes

Los símbolos más comunes para realizar un diagrama de flujo son:

Procedimiento para realizar un diagrama de flujo

Paso 1: Define el propósito y alcance

En primer lugar, deberías preguntarte:

¿Qué esperas lograr?
¿Estás analizando el proceso correcto?
¿Dónde o cuándo comienza el proceso?
¿Dónde o cuándo termina?

Antes de empezar a dibujar el diagrama de flujo debes determinar el propósito o funcion del mismo, además del nivel de detalle del análisis.

Paso 2: Identificar las tareas

Una vez que hayas definido el propósito y el alcance del diagrama de flujo, enumera todas las tareas del proceso en orden cronológico. Haz preguntas como:

¿Qué sucede a continuación en el proceso?
¿Necesitas tomar una decisión antes del siguiente paso?
¿Qué aprobaciones se requieren antes de pasar a la siguiente tarea?

Averigua tanto como puedas sobre el proceso, las tareas y elementos del proceso y la secuencia de los mismos.

Pónte en el lugar de la persona que utiliza o realiza el proceso. Habla con los miembros del equipo que trabajan directamente con el proceso y obtén sus opiniones sobre dónde se pueden realizar mejoras.

Paso 3: Organiza y documenta las tareas

Una vez hayas identificado las tareas del proceso, coloca el punto de “Inicio”en el diagrama de flujo con el símbolo pertinente.

Trabaja en todo el proceso y muestra las acciones y decisiones en el orden en que ocurren. Enlázalos con flechas para ilustrar el flujo del proceso.

Cuando necesites tomar una decisión, dibuja flechas desde el rombo de decisión hasta cada solución posible y luego etiqueta cada flecha con la decisión tomada. Recuerda mostrar el final del proceso usando un círculo alargado con la etiqueta “Fin”.

Paso 4: Verifique el proceso

Cuando hayas completado tu diagrama de flujo, vuelve al principio y pruébalo para asegurarte de que no has pasado nada por alto. Trabaja en cada paso y pregúntate si has representado correctamente la secuencia de acciones y las decisiones involucradas. ¿Hay más decisiones que tomar en determinadas etapas?

Luego, recorre los pasos con las personas que participan en el proceso. Pídales que revisen si refleja correctamente el proceso y si hay algún problema u omisión.

Paso 5: Mejora el diagrama de flujo

Por último, es posible que desees mejorar el proceso en lugar de simplemente registrarlo. Por lo tanto, considera si alguno de los pasos que has descrito es innecesario o demasiado complicado. Identifica los principales cuellos de botella y resuélvelos para mejorar el rendimiento.

En este paso deberías preguntarte:

¿Hay algún paso que falte o que deba agregar?
¿Has asignado tareas y decisiones a las personas adecuadas o las has automatizado donde es más apropiado?

Una vez hayas implementado tus cambio revisa los resultados y vuelve a plantear mejoras en un proceso de mejora continua.

Consejos

Ten en cuenta quienes van a tener que revisar el diagrama de flujo y adapta los detalles a ellos. La comunicación clara es un objetivo clave de los diagramas de flujo.
No te preocupes por dibujar el diagrama de flujo de la “manera correcta”. En última instancia, la manera correcta es la que ayuda a los involucrados a comprender el proceso.
Identifica e involucra en el proceso de diagrama de flujo a todas las personas clave involucradas en el proceso.
Las personas que realmente realizan el proceso deberían ser los encargados de desarrollar el diagrama de flujo del proceso.
Si es necesario dividir el diagrama de flujo en varias paginas usa los conectores adecuados para para que fluya de manera lógica.

Beneficios de un diagrama de flujo

Ayuda a aclarar procesos complejos.
Permite identificar los pasos que no agregan valor al cliente interno o externo, incluidos los retrasos; almacenamiento y transporte innecesarios; trabajo innecesario o duplicado, gastos adicionales o fallas en la comunicación.
Ayuda a los miembros del equipo a obtener una mejor comprensión del proceso y a utilizar este conocimiento para recopilar datos, identificar problemas, enfocar discusiones e identificar recursos.
Sirve de base para diseñar nuevos procesos.
Facilita la comunicación y documentación de un proceso
Ayuda a estimar la duración del proceso, ya que puede medir mejor el tiempo necesario para cada tarea a lo largo del camino.
Facilita identificar a quién se debe involucrar y en qué etapa.